Wijziging van de proforma factuur

Inleiding

• Dit artikel presenteert de methode voor het wijzigen van de gegevens die zijn ingevoerd op onbetaalde proforma facturen;

Eisen

• Hostico-klantaccount;
• Onbetaalde proforma factuur;
  Een geldig onderaannemingscontract;

Stappen

• Wijzigingen aan de proforma factuur kunnen alleen worden aangebracht als de gebruiker is ingelogd op het Hostico-klantenaccount en een geldige subcontact heeft;
• Als u moeite heeft met het toegang krijgen tot het Hostico cliënteaccount, kunt u het artikel raadplegen: Authenticatie (Inloggen) in het Hostico cliënteaccount;
• Na het inloggen op het account, ga naar de Financieel sectie;
• Op de geopende pagina worden alle facturen die in het account zijn gevonden, weergegeven. Navigeer naar de proforma-factuur waarvan u de gegevens wilt wijzigen en klik op de proforma-code (bijv. 255366);

• In het geopende venster worden de huidige gegevens op proforma-niveau weergegeven, samen met de bijbehorende bedragen;
• Van hieruit toegang tot de Bewerk factureringsinformatie sectie, aan de rechterkant van het scherm;
  We selecteren de subcontactpersoon waarvoor we de factuur willen wijzigen, en bevestigen het proces met de JA knop;

• Als u geen sub-contact in het klantaccount heeft, verschijnt er een bericht dat u hierover informeert. Om een extra sub-contact toe te voegen, klik op Nieuwe Contact;

• Vul alle velden correct in en selecteer de machtigingen die je wilt toekennen aan de subcontactpersoon. Als je geen extra machtigingen wilt toekennen en de subcontactpersoon alleen gebruikt zal worden voor het wijzigen van toekomstige facturen, is het niet nodig om de vakjes op de pagina aan te vinken.

• Belangrijk! - In het geval van nieuwe subcontacten (die nog niet zijn gebruikt voor facturering), is de gegevenswijziging niet direct, en er zal een bericht worden weergegeven hierover. De verkoopafdeling zal het ingediende verzoek controleren en het subcontact voor facturering goedkeuren, zodat toekomstige wijzigingsverzoeken voor die subcontacten automatisch worden goedgekeurd.
• Als de gegevens die in de subcontact zijn ingevoerd niet correct/reëel zijn, worden ze niet gevalideerd en kunnen ze daarom niet voor facturering worden gebruikt. In deze gevallen is het noodzakelijk om de ingevoerde gegevens bij te werken.
• Geldige subcontacten kunnen worden geïdentificeerd aan de hand van het teken:
  
• Als u aanvullende informatie nodig heeft over het toevoegen of beheren van een subcontact, raden wij aan het artikel te raadplegen: Een subcontact toevoegen

Opmerking

• Gelieve ervoor te zorgen dat de gegevens die voor de subcontact zijn ingevoerd correct zijn en in overeenstemming met de werkelijkheid. Hostico zal alleen contacten goedkeuren die echte, identificeerbare gegevens hebben, maar aanvaardt geen verantwoordelijkheid in het geval dat de belastingfactuur is uitgegeven met onjuiste gegevens als gevolg van de invoer van onjuiste informatie;
• Het wijzigen van de gegevens van een proforma betekent niet automatisch dat de factuur op basis van die gegevens wordt uitgegeven. U moet ervoor zorgen dat de betaling wordt gedaan op naam van het bedrijf dat op de proforma staat. Voor de huidige betaalmethoden betekent dit:
  1. Bankoverschrijving - De naam en CUI van het bedrijf moeten worden vermeld door de betaler of in de voettekst onder de gegevens van de betaler;
  2. Creditcard - Met deze betaalmethode kan de betaler niet rechtstreeks worden geïdentificeerd, en de factuur zal rechtstreeks op basis van de gegevens in de proforma worden uitgegeven.
• De wijziging van pro forma's kan meerdere keren worden uitgevoerd; als de onderaandeelhouder aanvankelijk verkeerd was ingevuld, kan deze worden herzien en kan de procedure opnieuw worden aangevraagd;
• Bij het aanmaken van een subcontact zijn niet alle velden verplicht. In het geval van particulieren hoeven de bedrijfsnaam en het Handelsregister-nummer niet ingevuld te worden;
• Als de ingevoerde gegevens niet voldoende zijn om de betaler te identificeren, zal de factuur automatisch worden teruggezet naar de gegevens van het Hostico-klantenaccount;
• In het geval van individuen is de CNP verplicht.